مساله جلسه

مساله جلسه

در ایران ما چند مورد است که امکان تمرکز فکری و زمانی روی محتوای کار پژوهشی و علمی را تضعیف می‌کند. شاید حادترین موردی که به ذهن می‌رسد تعدد «جلساتی» است که فرد مجبور می‌شود در طول هفته شرکت کند. مورد دوم هم البته تماس‌های تلفنی پی‌درپی (عمدتا برای موضوعاتی که با یک اس‌ام‌اس یا ایمیل ساده قابل حل است) است. برخی متخصصان معروف کشور را که نظاره می‌کنیم دائما در حال دویدن از یک جلسه‌ و نشست و همایش به اتفاقی دیگر هستند و شاید تنها زمان تمرکزشان مدتی است که بین دو جلسه در حال تردد هستند، البته اگر سیل تلفن‌ها اجازه بدهد. این‌ها برخی مشاهدات من از تجربه‌ نزدیک به ۲۰ ساله‌ام از جلسات در ایران است.

۱) واضح‌ترین مشاهده این است که خیلی از این جلسات اصولا لزوم یا توجیهی ندارند. موارد زیادی هست که با چند ایمیل یا هم‌فکری روی گوگل‌داک یا حداکثر یک ویدئو کنفرانس قابل مدیریت است و نیازی به جلسه ندارد ولی عملا برای‌‌شان جلسه تشکیل می‌شود. کم ندیده‌ام که جلسه‌ای با حضور چند شخصیت مهم تشکیل می‌شود که مثلا لجستیک یک همایش معمولی را بررسی کند و با توجه به ترکیب اعضاء قیمت نفر-ساعت چنین جلسه‌ای بسیار بالا است. در حالی که کل موضوع می‌توانست توسط یک کارشناس و تحت نظارت یکی از اعضای جلسه پردازش و تنظیم شود و فقط برای اظهار نظر نهایی به اعضاء ایمیل شود.

۲) تمایل به استفاده از فناوری برای مدیریت بهره‌وری جلسه‌ها پایین است. جلسات عمدتا بدون دریافت دستور جلسه دقیق، ترکیب اعضاء و پیشینه موضوع (توسط پست الکترونیک) تشکیل می‌شوند، به جای اسلاید از گفت و گوی شفاهی استفاده می‌شود، از فرم‌های نظرسنجی الکترونیک و غیره مثل Doodle (قبل و حین جلسه) به ندرت استفاده می‌شود و الخ.

۳) جلسات به موقع شروع نمی‌شوند و سقف زمانی هم رعایت نمی‌شود. بیش‌تر جلسات کاری که من در خارج از ایران تجربه‌ کرده‌ام حداکثر یک ساعتی است، راس ساعت شروع می‌شود و بسیار غیرمحتمل است که از سقف مقرر فرا برود. به نظرم تعیین فقط یک ساعت برای جلسه یک «سیگنال» است. وقتی جلسه یک ساعتی باشد افراد می‌دانند که زمانی برای خوش و بش طولانی و به دقت پوست کندن سیب و پرتقال و تعارف به بقیه و تعریف خاطره و الخ ندارند و باید از همان دقیقه اول سر اصل مطلب بروند تا در این زمان محدود به مقصود برسند.

۴) عدم رعایت سقف زمانی جلسه‌ها استرس و بی‌برنامگی‌ زیادی به اعضاء تحمیل می‌کند و باعث می‌شود که در جلسات بعدی آن روز هم بدقول به حساب بیایند.

۵) در تنظیم جلسات فقط محدودیت نفر ارشدتر در نظر گرفته شده و به نفر بعدی «ابلاغ» می‌شود. بارها پیش آمده که زمانی را برای یک کار فکری یا محتوایی رزرو کرده‌ام و روز قبلش از دفتر «آقا/خانم دکتر ...» تماس گرفته شده که ایشان علاقه‌مند به دیدار است و فردا صبح ساعت ۷:۳۰ منتظر شما است! چنین اتفاقات متعددی امکان تمرکز و برنامه‌ریزی را کم می‌کند.

۶) مکان جلسات هم لزوما بهینه انتخاب نمی‌شود. بازگشت به آیتم شماره قبلی، مکان جلسه معمولا محل کار نفر ارشد‌تر جلسه است ولو این‌که تعداد زیادی مجبور شوند مسافت زیادی را برای رسیدن به این مکان طی کنند. استفاده از فضاهای عمومی (مثل قهو‌ه‌خانه‌ها) برای کمینه کردن مسافت طی‌شده توسط کل اعضاء هنوز خیلی رایج نیست.

و البته از زاویه اقتصادی و نیز رفتاری سوال اساسی این است که چرا در شهر شلوغ و پرترافیک و گسترده‌ای مثل تهران اصولا سنت «جلسه بگذاریم» با این شدت ادامه دارد و تمایل چندانی به حذف و کاهش این رفتار به چشم نمی‌خورد؟ انگار تشکیل جلسه جزو جدایی‌ناپذیر پیش‌برد کارها است. پاسخ‌های محتمل برای این سوال نیز به نوشته دیگری دارد.

@hamedghoddusi کانال یک لیوان چای داغ٬ نوشته‌های حامد قدوسی